Pourquoi choisir un DSI externe à temps partagé plutôt que de recruter ?

Avec une intervention de 2 jours par semaine, notre DSI externe à temps partagé augmenté centralise, rationalise et accélère la mise en œuvre des projets informatiques de l’Adapei 63.

Ce format permet de se doter d’experts hautement qualifiés, à la juste volumétrie, sans recruter. Une sécurité pour l’Adapei, qui a préféré s’appuyer sur un dispositif plutôt que de recruter, et s’affranchir le l’encadrement d’un DSI interne.

L’ADAPEI 63 est une association parentale créée en 1959, dont la mission est d’accompagner et de défendre les intérêts des personnes en situation de handicap et leur famille. L’ADAPEI est implantée sur le Puy-de-Dôme et dispose de 65 établissements. Nous regroupons 1000 collaborateurs et accompagnons 2000 personnes de tout âge en situation de handicap. Nous proposons différents types d’accompagnement en fonction de la typologie du handicap, particulièrement destinés aux déficiences intellectuelles et troubles associés.
L’ADAPEI est organisée autour de 5 pôles : un siège social qui regroupe les services supports (Direction Générale, Ressources Humaine, Achat, Finance, Parcours de vie, Gestion des risques, Informatique…) et 4 Directions filières métiers.

Quel rôle joue l’informatique dans votre structure ?

Pendant longtemps, l’informatique était décentralisée au sein de chaque établissement. Un prestataire externe intervenait ponctuellement pour la maintenance matérielle. Notre informatique n’était pas pilotée. Cela a conduit, au fur et à mesure, à avoir des outils non adaptés à nos besoins, et des manques en matière de gestion des données ou de sécurité. Nous avions, de plus, un niveau très disparate entre nos différents établissements puisque l’informatique n’était pas centralisée.
À mon arrivée, nous avons entamé la restructuration des services supports de l’Adapei 63. En ce qui concerne l’informatique, nous souhaitions une refonte totale avec la volonté d’apporter un service et un pilotage centralisé à l’ensemble de nos établissements et services.
L’intégration d’un DSI à Temps Partagé Augmenté au sein de notre structure nous a permis de mener cette restructuration. Aujourd’hui, notre informatique est centralisée et commence à être rationalisée.
Le système d’information joue un rôle clé dans notre structure avec un double enjeu.

• Un enjeu interne vis-à-vis des collaborateurs et des intervenants, qui sont répartis sur les 5 pôles et au sein des 65 établissements et services.
• Un enjeu externe, vis-à-vis des personnes qui sont accompagnées dans nos établissements.

Quels sont les sujets traités par votre DSI externe ?

Notre DSI externe intervient 2 jours par semaine. Il pilote l’informatique dans sa globalité et nous permet d’avoir une vision claire de nos forces et de nos faiblesses.
Depuis son arrivée, il a pris en charge la refonte de notre architecture informatique, la mise à niveau des solutions, la sécurisation, la consolidation et la sauvegarde de nos données…
D’autres projets sont en cours de déploiement ou en prévision, notamment sur la partie réseau, téléphonie…
Ce qui est également très appréciable, c’est qu’il recherche l’optimisation des coûts. Il supervise tout le Système d’Information avec vocation d’optimisation et d’efficience économique.                    En résumé, notre DSI centralise, rationalise le SI et accélère la mise en œuvre de nos projets.

Comment s’est passé le confinement, la gestion pendant la crise Covid ?

Nous avons eu une grande accélération sur la mise en place de nos solutions informatiques dès le début du confinement. La situation exigeait notamment que l’on dispose d’outils de communication très rapidement.

L’installation rapide de Microsoft Teams nous a permis de travailler à distance et de continuer à piloter les établissements ainsi que nos activités respectives.

Nos réunions ont pu être réalisées à distance et en visio. Grâce à cela, nous avons maintenu le lien avec les équipes, partagé l’information et les consignes, maintenu le dialogue social… C’est important pour l’animation des équipes terrains. Cela permet aussi de donner l’accès aux informations en temps réel.

Ces outils facilitent le maintien du lien opérationnel. Nous en tirons des bénéfices que nous allons conserver sur le long terme. Des réunions vont par exemple se poursuivre en visio plutôt qu’en présentiel, pour limiter les déplacements.

Ce sont de nouvelles habitudes à prendre. La crise Covid a finalement mis en exergue nos dysfonctionnements majeurs et accéléré notre digitalisation.

Notre DSI a permis de faciliter cette gestion de crise en mettant à disposition, rapidement, des outils de communication et de partage.

Désormais, nous sommes en cours de déploiement des autres outils Microsoft 365. Nous allons ainsi adopter de nouvelles méthodes en termes de gestion documentaire, d’organisation, d’accès aux données…

Pourquoi avoir choisi un DSI externe à temps partagé plutôt que de recruter ?

Au départ nous avions besoin d’un audit informatique pour entamer notre projet de restructuration. Nous avons donc lancé un appel d’offre et retenu Référence DSI pour la réalisation de cet audit SI.

Par la suite, nous avons opté pour l’intégration d’un DSI à Temps Partagé Augmenté®  de chez Référence DSI pour piloter la structuration et l’évolution de notre système.
La DSI n’est pas notre métier. Nous avons préféré nous appuyer sur un dispositif plutôt que de recruter car nous n’aurions pas eu la capacité d’encadrer un DSI en interne.
Avec ce dispositif de DSI externalisé à Temps Partagé Augmenté, nous disposons d’une ressource toujours à la pointe dans son métier, managée et pilotée par ses pairs. C’est une sécurité.

Quels sont, selon vous, les bénéfices du Temps Partagé Augmenté® ?

La particularité que je relève est qu’en faisant appel un DSI à Temps Partagé Augmenté®, nous avons tout de suite l’impression qu’il est intégré, impliqué dans la structure. Notre DSI travaille en partenariat avec toutes les équipes du siège. Il collabore avec la Direction Financière, les Ressources Humaines ou encore la Direction des Achats. Certes il est chez nous à temps partiel mais il occupe totalement sa fonction. Il est ancré dans l’organisation.
Ensuite, il y a la capacité d’adaptation au contexte. Notre DSI a identifié immédiatement les sujets prioritaires, avec une bonne analyse de l’existant et une vision à long terme.