Gestion de projet ERP : Choisir et mettre en place un nouvel ERP

En amont d’un projet de refonte d’ERP, une première étape est indispensable pour bien démarrer : l’analyse des processus. Cette analyse a pour objectif de cartographier les processus et de définir un process cible cohérent.
Chez Référence DSI, nous utilisons une méthode des scripts co-construite par notre équipe de DSI à Temps Partagé Augmenté® pour réaliser cette étape rapidement et efficacement.

C’est seulement après cette phase d’analyse qu’il est possible de lancer un appel d’offre, des PoC, pour ensuite retenir l’ERP le plus approprié. Le choix est d’autant plus compliqué que le marché regorge de solutions parmi lesquelles il peut être difficile de s’y retrouver, surtout lorsque l’on n’est pas de la partie ! Chez Référence DSI, grâce à notre communauté de DSI, nous avons une très bonne connaissance de tout le panel des ERP disponibles sur le marché. Nous savons donc apporter des préconisations pour aboutir à un choix plus rapide et plus qualitatif.

Entre nos méthodes et notre connaissance des produits, nous parvenons à finaliser cette première étape et à choisir le produit en 3 mois environ, contre 6 mois au moins en contexte habituel.

Il s’agit, lors de cette étape, de faire le croisement entre le besoin et les standards de l’outil choisi. A ce stade, il faut identifier les spécificités de l’entreprise qui impliquent une adaptation à implémenter dans l’ERP. Cela correspond à la phase de cadrage de besoin de votre projet informatique ERP.
Le jalon de fin de cette première phase est : le comité de validation du périmètre et du planning (le CVPP)

Cette troisième étape englobe le paramétrage, la reprise des données, la formation des keys-Users ainsi que les tests.
Le jalon de fin de cette troisième phase est : le comité de validation des ateliers.

Cette phase intègre la formation de tous les utilisateurs, les tests d’intégration ainsi que le run à blanc (base de test de l’ensemble du process).
Le jalon de fin de cette quatrième phase est : le comité de validation de la recette initiale.

A l’issue de cette phase, la décision de mise en production (Go Live) est donnée. Si les conditions sont réunies, le GO Live est confirmé. Le cas échéant, les éléments manquants devront être gérés.

Cette dernière phase consiste à la reprise des données de production. L’ancien système est alors basculé vers le nouveau. Généralement, la période la plus propice à l’entreprise est choisie pour la réalisation de cette phase (vacances, clôture fiscale…) afin de perturber le moins possible la production.
Le jalon de fin de cette dernière phase est : le comité de validation de la recette d’exploitation. Il a lieu quelques mois après le déploiement pour s’assurer que l’ensemble du système est bien fonctionnel et sans bug.

Un projet ERP (Enterprise Resource Planning) consiste à concevoir un plan d’actions détaillé en plusieurs étapes pour aboutir à la mise en place d’un logiciel ERP au sein du système d’information (SI) d’une entreprise.

Une solution ERP est généralement proposée pour les entreprises qui souhaitent gérer et centraliser l’ensemble de leurs informations et systèmes opérationnels. Le tout est d’arriver à faire correspondre les fonctionnalités de ce progiciel de gestion intégré avec les attentes et les besoins de l’entreprise. Pour cela, le choix des modules devra être réfléchi, afin d’être en adéquation avec les processus métiers existants, comme la gestion des ressources humaines ou la gestion financière, par exemple.

Commencez par un diagnostic

Pour piloter au mieux votre projet ERP, vous devrez au préalable réaliser un audit de votre situation actuelle. En effet, cela vous permettra de vous poser les bonnes questions sur la nécessité du déploiement de ce logiciel ERP. Quelles sont vos attentes ? Quelles sont les problématiques que cette solution ERP devra résoudre ?

Pour identifier vos besoins et définir clairement vos objectifs, vous devrez passer en revue pour chaque service de l’entreprise : les processus existants, les outils déjà utilisés, les flux d’informations et types de données actuels, etc.
Une fois vos objectifs fixés, vous devrez leur associer des indicateurs de performance (KPI). En effet, cela vous permettra d’estimer le retour sur investissement (ROI) de votre projet.

Ce projet d’envergure doit être intégré obligatoirement dans la stratégie globale de votre entreprise. La gestion d’un projet d’implémentation d’un logiciel ERP au sein de systèmes informatiques, représente un investissement conséquent que ce soit sur le plan humain, technique ou financier. Afin de permettre à ce projet d’aboutir, il est primordial de mettre en place une gestion des risques. Concrètement, cela revient à identifier tous les événements qui pourraient impacter de manière négative votre projet tout au long de son déroulement. Prévenir les risques, permet de les anticiper et de limiter leurs répercussions sur le projet.

Constituez votre équipe projet et votre cahier des charges

Une fois cette phase d’audit terminée, il est temps de composer votre équipe de deux ou trois collaborateurs avec à leurs têtes, un chef de projet, généralement ce rôle revient au responsable informatique ; et d’établir votre cahier des charges à la fois technique et fonctionnel. Ce sera votre feuille de route pendant tout le déroulement de votre projet. Pour cela, assurez-vous que votre cahier des charges soit suffisamment détaillé et qu’il contienne bien :
l’ensemble des informations sur l’entreprise et les problématiques rencontrées ;
les résultats de votre audit ;
les fonctionnalités attendues et les bénéfices apportés.

Cette phase d’avant-projet est indispensable pour optimiser le pilotage de votre projet.

Choisissez votre solution ERP

À présent, l’étape cruciale, le choix du logiciel ERP. Deux possibilités s’offrent à vous, opter pour un logiciel ERP en open source ou en mode SaaS, tels qu’Ekkotime, Holded, Myfab ou encore Odoo. L’une comme l’autre présente des avantages et des inconvénients. L’ERP open source nécessite, par exemple, l’installation d’un serveur dédié pour l’hébergement des données alors que celui en mode SaaS héberge directement les données dans le cloud et c’est le prestataire qui se charge de l’hébergement. À vous de choisir, celui qui correspond le mieux à vos besoins et à votre mode de fonctionnement.

Si vous ne savez pas vers quel outil vous tourner, réaliser une étude de marché pourrait vous aider. Rappelez-vous seulement au moment de votre choix, que derrière l’outil se cache un prestataire avec lequel vous allez nouer une relation de travail sur le long terme. Une fois votre décision prise, il est temps d’installer la solution ERP choisie et de la tester, afin de vérifier qu’elle réponde bien aux différentes problématiques et besoins de l’entreprise. Cela vous permet également d’ajuster certains éléments en fonction des retours des utilisateurs ou de régler différents problèmes.

Accompagnez la conduite au changement

Enfin, un projet ERP ne peut aboutir favorablement sans l’accompagnement au changement de vos collaborateurs. Vous venez de mettre en place un nouvel outil au sein de votre système informatique, il est nécessaire de former les futurs utilisateurs. Cette étape peut être plus ou moins fastidieuse en fonction de la complexité de la solution choisie, mais aussi des connaissances et de l’aisance de vos collaborateurs. Une fois, l’outil maîtrisé, vous devrez encadrer son utilisation au quotidien, avec la mise en place de nouveaux processus et une nouvelle organisation de travail, avec la mutualisation des informations.

Pour que votre projet ERP soit une réussite, vous devez :

• réaliser un audit de l’existant pour définir clairement vos attentes, vos besoins et vos objectifs ;
• choisir votre outil ERP en adéquation avec vos besoins spécifiques ;
• sélectionner la méthodologie adaptée à votre situation et à vos spécificités métiers. Elle doit s’appuyer sur des engagements précis, vous donner une visibilité sur la construction de la solution ERP et vous permettre d’effectuer un suivi de projet efficace ;
• impliquer les parties prenantes au projet et les informer de l’avancement au fur et à mesure ;
• faciliter la prise en main de ce nouvel outil auprès de tous vos utilisateurs en les formant et en prenant en compte leurs retours ;
• composer une équipe de projet volontaire et impliquée avec la formation ou l’expérience adéquate. Assurez-vous de constituer dans cette équipe un panel d’utilisateurs clés qui vous permettront d’approfondir votre travail sur tous les domaines fonctionnels ;
• collaborer avec l’éditeur de l’outil choisi, pour améliorer le paramétrage de l’outil en fonction des besoins, le faire évoluer et profiter de son expertise pour une meilleure prise en main de votre solution ERP.
• Ne vous précipitez pas, afin de prendre les bonnes décisions et de mener à bien ce projet, suivez bien les différentes phases. N’hésitez pas à vous faire accompagner pour la gestion de votre projet, nos DSI à Temps Partagé Augmenté sont là pour vous aider.